Geschäftsprozesse automatisieren

Effiziente Automatisierung für mehr Kapazitäten

Geschäftsprozesse zu automatisieren kann Dir und Deinem Unternehmen dabei helfen, mehr Kapazitäten zu schaffen und wertvolle Zeit zu sparen. Dabei glauben wir nicht dadran, dass durch die Automatisierung von Prozessen Arbeitsplätze reduziert werden sollten. Wir sehen das anders:

Geschäftsprozesse automatisieren schafft Zeit für’s Wichtige. Als Teil der Digitalisierung unterstützt solche Automation Unternehmen dabei, Workflows zu optimieren und Aufgaben teilweise oder komplett durch Software Lösungen ausführen zu lassen.

Dieser Artikel gibt Dir einen kleinen Einblick in Definition, die Anwendungsbereiche sowie in die Vorteile, die sich durch die Prozessautomatisierung ergeben.

Was sind automatisierte Prozesse?

Die Geschäftsprozess-Automatisierung beschäftigt sich mit der eigenständigen Ausführung von (technischen) Prozessen in Unternehmen. Im Zuge dessen wird bestimmte Software so eingesetzt, dass das Regeln, Überwachen und Führen sämtlicher Prozesse und Funktionen vereinfacht oder gänzlich übernommen wird.

Dabei kann zwischen der Automatisierung einzelner Prozesse und ganzer Prozessketten unterschieden werden. Auch wenn die Optimierung einzelner Prozesse deutlich weniger aufwendig ist, so bietet das Optimieren eines ganzen Workflows enorme Vorteile und trägt zur digitalen Transformation des Unternehmens bei.

Dabei gibt es zahlreiche Ansätze, wie automatisiert werden kann. Die Robotic Process Automation (RPA) ist beispielsweise ein Ansatz manuelle, zeitintensive und sich wiederholende oder fehleranfällige Prozesse durch Softwareroboter erlernt und später übernommen werden.

Warum sollte ich Geschäftsprozesse automatisieren?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen findet in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens Anwendung. Die Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu automatisieren, sind fast grenzenlos. Eine Prozessautomatisierung bietet unzählige Vorteile für Dich und Dein Unternehmen und schafft Effizienz im täglichen Geschäft. Business Process Automation (Automatisierung von Geschäftsprozessen) kann in sämtlichen Branchen Anwendung finden, da sie mittels intelligenter Software durchgeführt werden kann.

In der Realität ist es meist jedoch der Fall, dass Geschäftsprozesse noch mühsam händisch geführt werden. Doch besonders standardisierte Prozesse und Abläufe können effektiv durch eine Automatisierungslösung durchgeführt werden. Der Eingang neuer Dokumente kann beispielsweise simpel in einem automatisierten Prozess abgebildet werden.

Gleichermaßen verhält es sich auch beim Umgang mit Kontaktanfragen und Leads in Unternehmen. Noch weiter gedacht können auch Datenhandling, Datenvalidierung oder sonstige datengetriebene Prozesse übernommen werden. Du siehst, die Beispiele sind unzählig.

Auf der anderen Seite wiederum stehen ebenfalls Geschäftsprozesse, bei denen der „menschliche Faktor“ erfolgsentscheidend ist. So zum Beispiel das Thema „Buchhaltung“. In solchen, eher sensiblen Unternehmensbereichen, sollte eine volle Automation von Prozessen nicht stattfinden. So kann es durchaus sinnvoll sein, eine Teilautomation zu schaffen, über welche beispielsweise durch Schrifterkennung eine Vorselektion stattfinden kann. Gleichermaßen sollte die finale Bearbeitung, besonders von Zahlungsvorgängen, immer durch qualifizierte Mitarbeiter stattfinden.

Du siehst: Geschäftsprozesse zu automatisieren ist eine spannende Angelegenheit, aber hat auch immer ihre Grenzen.

Einzelne Prozesse oder Prozessketten automatisieren?

Je größer Dein Unternehmen wird, desto umfangreicher werden in der Regel Deine Einzel- und Gesamtprozesse. Um die zur Verfügung stehende Zeit der Mitarbeiter nicht ausschließlich für administrativen Aufgaben zu verwenden, ist es sinnvoll, Einzelprozesse oder gesamte Workflows zu automatisieren.

Im Zuge der Process Automation können grundsätzlich einzelne Prozess-Abschnitte aber auch gesamte Workflows mit Hilfe von intelligenter Software automatisiert werden. Wie bereits erwähnt, ist der menschliche Aspekt jedoch auch immer zu beachten. Daher sollte man sich im Vorweg genau überlegen, in welchen Bereichen eine Teil- oder Gesamtautomation sinnvoll ist. Gerne unterstützen wir Dich bei dieser Planung.

Wie funktioniert das Automatisieren von Geschäftsprozessen?

Diese Frage kann pauschal nicht beantwortet werden. So existieren für gängige Prozesse und Abläufe einige vorgefertigte Software-Lösungen, welche jedoch häufig schnell ungenügend arbeiten – besonders bei individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Business Automation ist häufig also ein Projekt, welches sich mit der individuellen Programmierung einer Software auf ein Unternehmen beschäftigt. Das ist vergleichbar mit einem maßgeschneiderten Anzug – nicht einem von der Stange.

Eine professionelle Geschäftsprozess-Automatisierung will geplant und besprochen sein. Je nach Unternehmen müssen verschiedene Voraussetzungen geschaffen werden. Eine maßgeschneiderte Software ist ebenfalls oft das A und O. Dazu kommt noch, wenn nicht gar insbesondere, die Schulung der Mitarbeiter, damit diese im täglichen Arbeiten die Software bedienen können.

Geschäftsprozesse automatisieren: Beispiele

Folgend findest Du Beispiele, wie Workflows in Deinem Unternehmen automatisiert werden können. Diese bringen nicht nur Dir bei Deinen Services große Vorteile, sondern auch Deinen Kunden.

Automatisierung der IT

Grundsätzlich können im Bereich IT Altprogramme und langsame Betriebssysteme ausgetauscht werden und durch neue Programme ersetzt werden, welche womöglich die Automatisierung und Beschleunigung von anderen Prozess-Abschnitten verlangsamt.

Automatisierung des Marketing

Auch Marketing-Aktivitäten wie der Newsletter-Versand sowie das Posten von Social Media Beiträgen können automatisiert werden, sodass unter Umständen nur noch ein oder gar kein Klick notwendig ist. Und da wir uns als Agentur für Webdesign auch gerne mit der Optik beschäftigen, bekommen wir sowohl Optik als auch Funktionalität und Effizienz unter einen Hut.

Um das Marketing noch zielgruppengerechter auszulegen, Newsletter individuell zu gestalten und informative Einblicke in die Leistung Deiner Website zu erhalten, können personalisierte Daten beispielsweise durch die Nutzung eines Analytics Cookie / andere Cookies erhoben werden.

Cookies, oftmals HTTP-Cookies, werden von Internetseiten und Webbrowsern erzeugt und sind im Prinzip kleine Datenpakete, die individuelle Daten über den Benutzer Deiner Website beinhalten. Durch Cookies kann sich eine Website also in gewissem Maße an die Anforderungen des Website-Besuchers anpassen.

Wir als Online Marketing Agentur können Dich in diesem Bereich gerne beraten!

Automatisierung des Vertriebs

Auch der Vertrieb kann beispielsweise durch die Bereitstellung einer Self-Service-Plattform für Partner automatisiert und ausgebaut werden. Ziel ist es, ein System zu schaffen, dass die Schritte für die Partner verständlich darstellt und diese möglichst viel von der anstehenden Arbeit selbst übernehmen können.

Automatisierung der Buchhaltung

Im Zuge des Wandels zu einem automatisierten Unternehmen kann ebenfalls die Buchhaltung automatisiert werden. So muss beispielsweise nicht mehr jede einzelne Rechnung von Hand eingelesen werden, wenn diese bereits zu Beginn in digitalisierter Form vorliegt. Hier raten wir allerdings nur zu einer Teilautomation.

Weitere Anwendungsbereiche

Natürlich gibt es neben dem automatischen Newsletter-Versand und der Automatisierung des Vertriebs noch viele weitere Bereiche, die von einer Automatisierung profitieren können. Lass uns doch einfach mal über Dein Unternehmen und Deine Produkte sprechen – wir finden bestimmt die richtige Lösung!

Gefährdet die Automatisierung von Geschäftsprozessen den Arbeitsplatz meiner Mitarbeiter?

Ehrlich gestanden liegt das maßgeblich an der Unternehmensführung. Wir vertreten die Meinung, dass eine Automation zur Entlastung des Mitarbeiters beiträgt und nicht zur Reduktion von Arbeitsplätzen. Ein Mitarbeiter sollte nicht um seinen Arbeitsplatz bangen, weil eine Automatisierung von Geschäftsprozessen im Raum steht. Digitalisierung und Automatisierung sollten Mitarbeiter entlasten, diese in ihren täglichen Aufgaben unterstützen und mehr Zeit für wichtige Dinge schaffen.

Im Rahmen einer Automatisierung sollte somit darauf Wert gelegt werden, dass Kapazitäten in Form von Zeit geschaffen werden. Nehme ich meinem Mitarbeiter in Form einer Prozessautomatisierung lästige Arbeiten ab, so hat dieser mehr Zeit sein Know How anderweitig einzusetzen, sich um Kunden zu kümmern oder mein Geschäft anderweitig zu unterstützen. Gleichzeitig wird er sich darüber freuen, diese lästigen Aufgaben nicht mehr ausführen zu müssen – win-win-Situation!

Ziel und Grund von Automatisierung sollte demnach die Entlastung und Unterstützung der Mitarbeiter sein. Ganz nach dem Motto: Technologie soll helfen, nicht ersetzten.

In diesem Zuge solltest Du natürlich beachten, dass Du Deinen Mitarbeitern eine Weiterbildung zu diesen Themen bietest, damit sie sich mit den neuen Programmen und Vorgängen auf der Arbeit vertraut machen können.

Welche Geschäftsprozesse kann ich durch eine Automatisierung unterstützen?

Eine Automatisierung bzw. Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in allen erdenkliche Richtungen denkbar. Moderne Technologien sind in der Lage, auch komplexe Prozesse zu übernehmen. Das kann der Umgang oder die Verarbeitung von Daten sein, das Anlegen neuer Produkte, Abläufe innerhalb der Kommunikation, oder vieles mehr bedeuten.

Automatisierung durch künstliche Intelligenz und Texterkennung

Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz. Wir als SEO Agentur beispielsweise nutzen eine solche, um unsere Texter zu unterstützen. So hilft diese Technologie unseren Mitarbeitern dabei, Texte schneller und effektiver zu schreiben und gleichermaßen werden Schreibblockaden überwunden und Sätze per K.I. verständlicher geschrieben.

Ein anderes Beispiel ist beispielsweise die Vorbereitung einer Eingangs-Rechnung durch eine Texterkennung. Moderne Software ist heutzutage durchaus in der Lage, Texte aus einer PDF-Datei auszulesen und Daten aus diesen in Datenbankfelder zu schreiben – oder anderweitig zu verarbeiten.

Automatisierung durch Schnittstellen

Um Software untereinander kommunizieren zu lassen, bieten die meisten Hersteller mittlerweile Schnittstellen an. Über diese kann man Einstellungen treffen, welche Daten wann von einem System an das andere übermittelt werden soll. Über solche Technologien können beispielsweise Updates verarbeitet oder neue Ergebnisse dokumentiert werden.

Geschäftsprozesse automatisieren über individuelle Programmierungen

In vielen Fällen führt im Zuge einer Automatisierung kein Weg an einer individuelle Programmierung vorbei. Viele interne Geschäftsprozesse sind so komplex und einzigartig, dass es für die Übernahme der Prozesse eine Eigenentwicklung benötigt. Aber sieh es positiv: so hast Du ein maßgeschneidertes System, was genau nach Deinen Wünschen und Anforderungen arbeitet – der perfekte Mitarbeiter also.

Geschäftsprozesse automatisieren mit lass machen

Dein Unternehmen ist noch in der Startphase der Digitalisierung und vieles wird noch händisch durchgeführt?

Kein Problem – wir zeigen gerne Optimierungspotenziale auf und besprechen mögliche Lösungsansätze mit Dir. Dabei berücksichtigen wir die Anforderungen des Unternehmens als auch die Deiner Kunden. Gemeinsam kreieren wir einen Workflow, der die Arbeit künftig noch einfacher macht und zur Effizienz beiträgt.

Geht nicht – gibts nicht. Wir finden die passenden Lösungen um Dein Business Process Management auf das nächste Level zu bringen.

lass automatisieren: Wertschöpfung durch Prozessautomatisierung

Das alles klingt interessant für Dich und geht Dir nicht mehr aus dem Kopf? Dann lass uns die Geschäftsprozessautomatisierung gemeinsam angehen!

Egal auf welcher Plattform Du Dich bewegst oder wie komplex Deine Geschäftsprozesse sind – wir beraten Dich bei der Umsetzung für Dein Unternehmen und übernehmen ebenfalls die Arbeiten.

Ruf uns doch einfach mal an oder schreibe eine E-Mail. Dann können wir alle offenen Fragen persönlich klären.

Über den Autor

Dennis ist ein Webdesigner und Entwickler mit Herzblut. Seit Ende der 90er Jahre befasst er sich beruflich und privat mit allen erdenklichen Themen rund ums Web und die IT. Mit über 20 Jahren Erfahrung berichtet er regelmäßig über neue Techniken und Trends fürs Web.
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