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Auto­matisier­ung Geschäfts­prozesse

Mehr Kapazitäten durch effiziente Auto­matisierung

Geschäftsprozesse automatisieren: Das kann Dir und Deiner Organisation dabei helfen, mehr Kapazitäten zu schaffen und wertvolle Zeit zu sparen, zum Beispiel für Deine Kunden. Dabei glauben wir nicht daran, dass durch die Automatisierung von Prozessen Arbeitsplätze reduziert werden sollten. Denn Prozessautomatisierung wird auch von Menschen getragen.

Wir sehen das anders

Geschäftsprozesse automatisieren, schafft Zeit fürs Wichtige. Als Teil der Digitalisierung unterstützt solche Automation Firmen dabei, Workflows zu optimieren und Aufgaben teilweise oder komplett in Verbindung mit einer Software-Lösung ausführen zu lassen.

Dieser Artikel gibt Dir unter anderem einen kleinen Einblick zur Definition, in die Anwendungsbereiche sowie in die Vorteile, die sich durch die Prozessautomatisierung in der Praxis ergeben.

Zu sehen ist ein grafisches Zahnrad, welches für die Automatisierung steht

Was sind automatisierte Prozesse?

Zur Definition: Die Geschäftsprozess-Automatisierung beschäftigt sich mit der eigenständigen Ausführung von (technischen) Prozessen in Unternehmen. Im Zuge dessen wird bestimmte Software so eingesetzt, dass das Regeln, Überwachen und Führen sämtlicher Prozesse und Funktionen vereinfacht oder gänzlich übernommen wird. Auch der Einsatz einer Low-Code-Plattform bietet sich an.

Ganzheitliche Automation versus Teilautomation

Dabei kann zwischen der Automatisierung einzelner Prozesse und ganzer Prozessketten unterschieden werden. Auch wenn die Optimierung einzelner Prozesse deutlich weniger aufwendig ist, so bietet das Optimieren eines ganzen Prozesses enorme Vorteile und trägt zur digitalen Transformation des Unternehmens bei.

Lohnt sich eine Automatisierung Geschäfts­prozesse?

Dabei gibt es zahlreiche Ansätze und Beispiele für die Automatisierung. Die Robotic Process Automation (RPA) ist etwa ein Ansatz, wie manuelle, zeitintensive und sich wiederholende oder fehleranfällige Prozesse durch Software-Roboter erlernt und später übernommen werden.

Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein effektiver Weg, Geschäftsprozesse ohne den Aufbau weiterer Kapazitäten effektiv, verlässlich und sinnvoll abzuarbeiten. Je nach jeweiligem Geschäftsprozess lohnt sich die Geschäftsprozess­automatisierung mal mehr, mal weniger.

So können bestimmte Prozesse ganzheitlich autonom gestaltet werden, andere Geschäftsprozesse wiederum eignen sich weniger zur Automation. Bei den meisten Tätigkeiten ist zumindest eine Teilautomation durchaus sinnvoll und umsetzbar.

Warum sollten Unternehmen Geschäfts­prozesse automatisieren?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen findet in fast jeder Abteilung eines Unternehmens Anwendung. Die Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu automatisieren, sind fast grenzenlos.

Eine Prozessautomatisierung bietet unzählige Vorteile für Dich und schafft Effizienz im täglichen Geschäft. Business Process Automation (Automatisierung von Geschäftsprozessen) kann in sämtlichen Branchen und auch im Bereich der Dienstleistung Anwendung finden, da sie in Verbindung mit intelligenter Software durchgeführt werden kann.

Beispiel: Dokumenten­automation

In der Realität ist es meist jedoch der Fall, dass Geschäftsprozesse noch mühsam händisch geführt werden. Doch besonders standardisierte Geschäftsprozesse und Tätigkeiten können effektiv durch eine Automatisierungslösung durchgeführt werden. Der Eingang neuer Dokumente kann beispielsweise simpel in einem automatisierten Prozess abgebildet werden.

Beispiel: Automation im Umgang mit Kontaktanfragen

Gleichermaßen verhält es sich auch beim Umgang mit Kontaktanfragen und Leads von Kunden in Unternehmen. Noch weiter gedacht können auch Datenhandling, Datenvalidierung oder sonstige datengetriebene Geschäftsprozesse übernommen werden. Du siehst, die Beispiele möglicher Prozesse zur Digitalisierung und Automatisierung sind unzählig.

Beispiel: Buchhaltung

Auf der anderen Seite wiederum stehen ebenfalls Geschäftsprozesse, bei denen der Prozess durch Menschen erfolgsentscheidend ist. So unter anderem beim Thema “Buchhaltung”. In solchen, eher sensiblen Unternehmensbereichen, sollte eine volle Automation von Prozessen nicht stattfinden. So kann es durchaus sinnvoll sein, eine Teilautomation zu schaffen, über welche beispielsweise in Verbindung mit einer Schrifterkennung eine Vorselektion stattfindet. Gleichermaßen sollte die finale Bearbeitung, besonders von Zahlungsvorgängen, immer durch qualifizierte Mitarbeiter stattfinden ‒ das verhindert Fehler durch falsche Prozessautomatisierung.

Du benötigst Hilfe?

Du möchtest Deine Prozesse automatisieren und benötigst Unterstützung? Wir sind gern für Dich da!

Risiken minimieren durch Planung und Überwachung

Vor der Planung zur Automation solltest Du Dir den Soll-Zustand und den entsprechenden Prozess genauer anschauen, um zu entscheiden, welche Form der Business-Process-Automation sicher und gleichermaßen effektiv sein könnte.

So kann eine Automatisierung eines Prozesses auch Risiken mit sich bringen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen muss geplant ablaufen. Vor allem eine Sicherstellung der richtigen Funktionsweise und die Überwachung spielen hierbei eine große Rolle. Ein Prozessmanagement kann solche Risiken minimieren.

Du siehst: Geschäftsprozesse zu automatisieren ist eine spannende Angelegenheit, aber hat auch immer ihre Grenzen.

Einzelne Prozesse oder Prozessketten automatisieren?

Je größer Deine Organisation wird, desto umfangreicher werden in der Regel Deine Einzel- und Gesamtprozesse. Um die zur Verfügung stehende Zeit der Mitarbeiter nicht ausschließlich für den administrativen Prozess zu verwenden und am Ende die besten Ergebnisse zu haben, ist es sinnvoll, Einzelprozesse oder gesamte Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Nur eine gute Planung führt zu guten Ergebnissen

Im Zuge der Prozessautomatisierung können grundsätzlich einzelne Geschäftsprozess-Abschnitte, aber auch gesamte Workflows mithilfe von intelligenter Software und IT-Lösungen automatisiert werden. Wie bereits erwähnt, ist der menschliche Aspekt jedoch auch immer zu beachten. Daher sollte man sich am Besten im Vorweg fragen, in welchen Bereichen eine Teil- oder Gesamtautomation sinnvoll ist. Gerne unterstützen wir Dich mit unseren IT-Experten bei dieser Planung.

Wie funktioniert das Automatisieren von Geschäfts­prozessen?

Auf diese Fragen gibt es pauschal keine richtige Antwort. So existieren für gängige Prozesse und Abläufe einige vorgefertigte Software-Lösungen, welche jedoch häufig schnell ungenügend arbeiten – besonders bei Anwendern mit individuellen Anforderungen.

Geschäftsprozesse automatisieren sich nicht ohne Tools. Die Prozessautomatisierung ist häufig also ein Projekt, welches sich mit der individuellen Programmierung einer Software auf ein Unternehmen beschäftigt.

Maßgeschneiderte Software

Das ist vergleichbar mit einem maßgeschneiderten Anzug – Stichwort: Anpassungsfähigkeit.

Eine professionelle Geschäftsprozess-Automatisierung will geplant und besprochen sein. Je nach Unternehmen müssen verschiedene Voraussetzungen und Einsatzszenarien geschaffen werden. Eine maßgeschneiderte Software ist ebenfalls oft das A und O. Dazu kommt noch, wenn nicht gar insbesondere, die Schulung der Mitarbeiter, damit diese im täglichen Arbeiten die Software bedienen können.

Geschäfts­prozesse automatisieren: Beispiele

Mit Prozess-Beispielen zeigen wir Dir, wie Geschäftsprozesse in Deinem Unternehmen automatisiert werden können. Durch den Output profitieren Sie nicht nur von mehreren Vorteilen, sondern auch Ihre Kunden.

Automatisierung der IT

Grundsätzlich können in der IT-Abteilung Altprogramme und langsame Betriebssysteme aus­getauscht und durch neue Programme ersetzt werden, welche womöglich die Automatisierung und Beschleunigung von anderen Prozess-Abschnitten verlangsamt.

Automatisierung des Marketings

Auch Marketing-Aktivitäten wie der Newsletter-Versand sowie das Posten von Social Media Beiträgen und DMs (Direct Messages) können automatisiert werden, sodass unter Umständen nur noch ein oder gar kein Klick notwendig ist. Und da wir uns als Agentur für Webdesign auch gerne mit der Optik beschäftigen, bekommen wir sowohl Optik als auch Funktionalität und Effizienz unter einen Hut.

Automatisierung des Vertriebs

Auch der Vertrieb kann beispielsweise durch die Bereitstellung einer Self-Service-Plattform für Partner automatisiert und ausgebaut werden. Ziel ist es, ein System zu schaffen, dass die Schritte für die Partner verständlich darstellt und diese möglichst viel von den anstehenden Prozessen selbst übernehmen können.

Automatisierung der Buchhaltung

Im Zuge des Wandels zu einem automatisierten Unternehmen kann ebenfalls die Buchhaltung auto­matisiert werden. So muss beispielsweise bei der Eingangsrechnungs­verarbeitung und Aktualisierung der Kosten nicht mehr jede einzelne Rechnung von Hand eingelesen werden, wenn diese bereits zu Beginn in digitalisierter Form vorliegt. Hier raten wir allerdings nur zu einer Teilautomation.

Auswahl weitere Anwendungs­bereiche und Lösungen

Natürlich gibt es neben dem automatischen Newsletter-Versand und der Automatisierung des Vertriebs noch viele weitere Bereiche, die von einer Automatisierung im Prozessmanagement profitieren können. Selbst wenn Dein Prozess hier nicht aufgeführt ist – schließlich ist der Bereich der Prozessautomatisierung so individuell wie die Unterschiede in den jeweiligen Unternehmen.

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Gefährdet die Automatisierung von Geschäfts­prozessen den Arbeitsplatz meiner Mitarbeiter?

Ehrlich gestanden liegt das maßgeblich an der Unternehmensführung. Wir vertreten die Meinung, dass eine Automation zur Entlastung der Mitarbeitenden beiträgt und nicht zur Reduktion von Arbeitsplätzen. Ein Mitarbeiter sollte nicht um seinen Arbeitsplatz bangen, weil eine Automatisierung von Geschäftsprozessen im Raum steht. Digitalisierung und Automatisierung sollten Mitarbeiter entlasten, Unterstützungsprozesse in ihren täglichen Aufgaben schaffen und dem Menschen mehr Zeit für wichtige Dinge ermöglichen. Das ist der Leitfaden unseres Denkens.

Mehr Kapazitäten der Mitarbeitenden

Im Rahmen einer Automatisierung sollte somit darauf Wert gelegt werden, dass Kapazitäten in Form von Zeit geschaffen werden und weniger Fehler entstehen können. Nehme ich meinem Mitarbeiter in Form einer Prozessautomatisierung lästige Arbeiten ab, so hat dieser mehr Zeit sein Know-how anderweitig einzusetzen, sich um Kunden zu kümmern oder mein Kerngeschäft anderweitig zu unterstützen. Gleichzeitig wird er sich darüber freuen, diese lästigen Aufgaben nicht mehr ausführen zu müssen – Win-win-Situation!

Entlastung statt Entlassung

Output und Grund von Automatisierung sollte demnach die Entlastung und Unterstützung der Mitarbeiter sein. Ganz nach dem Motto: Technologie soll helfen, nicht ersetzen.

In diesem Zuge solltest Du natürlich beachten, dass Du Deinen Mitarbeitern eine Weiterbildung zu diesen Themen bietest, damit sie sich mit den neuen Programmen, Informationen und Vorgängen auf der Arbeit vertraut machen können.

Welche Geschäfts­prozesse kann ich durch eine Automatisierung unterstützen?

Eine Automatisierung bzw. Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in allen erdenkliche Richtungen denkbar. Moderne Technologien sind in der Lage, auch komplexe Prozesse zu übernehmen. Das kann der Umgang oder die Verarbeitung von Daten sein, das Anlegen neuer Produkte, Abläufe innerhalb der Kommunikation, oder vieles mehr bedeuten.

Automatisierung durch künstliche Intelligenz und Texterkennung

Ein weiteres Beispiel ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz. Wir etwa nutzen eine solche, um unsere Texter beim Schreiben zu unterstützen. So hilft diese Technologie unseren Mitarbeitern dabei, optimierte Texte und SEO-Texte schneller und effektiver zu schreiben und gleichermaßen werden Schreibblockaden überwunden und Sätze per K.I. verständlicher geschrieben.

Neben dem effizienten Tool zur Erstellung der SEO-Texte ist anderes Beispiel die Vorbereitung einer Eingangs-Rechnung durch eine Texterkennung. Moderne Software ist heutzutage in der Lage, Texte aus einer PDF-Datei, wie ein Mensch auszulesen und Daten aus diesen in Datenbankfelder zu schreiben – oder anderweitig zu verarbeiten.

Automatisierung durch Schnittstellen

Um Software untereinander kommunizieren zu lassen, bieten die meisten Hersteller mittlerweile Schnittstellen für ihre Systeme an. Über diese kann man Einstellungen treffen, welche Daten wann von einem System an das andere übermittelt werden soll. Über solche Technologien können unter anderem Updates verarbeitet oder neue Ergebnisse dokumentiert werden.

Geschäfts­prozesse automatisieren über individuelle Programmier­ungen

In vielen Fällen führt im Zuge einer Automatisierung kein Weg an einer individuellen Programmierung vorbei. Viele interne Geschäftsprozesse sind so komplex und einzigartig, dass es für die Übernahme der Prozesse eine Eigenentwicklung benötigt und es keinen gleichen Leitfaden gibt. Aber sieh es positiv: so hast Du ein maßgeschneidertes System, was genau nach Deinen Wünschen und Anforderungen arbeitet – der perfekte Mitarbeiter also.

Zusammen­fassung

Zusammenfassend stellt die Automation von Geschäftsprozessen ein spannendes Thema dar. So kannst Du in Verbindung mit entsprechender Software Kapazitäten schaffen und Dich vermehrt auf Dein Kerngeschäft konzentrieren. Die Wahl der richtigen Software-Lösung spielt hierbei eine bedeutende Rolle zur digitalen Transformation. Wichtig ist eine detaillierte Bewertung vom jeweiligen Prozess, um die ideale Lösung für Deine Kunden und Dein Unternehmen zu finden.

Zukunftsweisende Arbeitsprozesse

Eine effektivere und effizientere Arbeitsweise stärkt Deine Wettbewerbsposition und macht Dein Unternehmen in der digitalen Welt zukunftsfähiger. So können Deine Mitarbeiter durch geringeren Zeitaufwand die Verwaltung der Business-Process-Automation übernehmen und durch eine entsprechende Software-Lösung die Prozessautomatisierung monitoren.

Geschäfts­prozesse automatisieren mit lass machen

Dein Unternehmen ist noch in der Startphase der Digitalisierung und vieles wird noch händisch durchgeführt? Du bist bereit für mehr Produktivität?

Individuell für Deine Anforderungen und Ziele

Kein Problem – wir zeigen gerne Optimierungspotenziale auf und besprechen mögliche Lösungsansätze mit Dir. Dabei berücksichtigen wir die Anforderungen des Unternehmens als auch die Deiner Kunden. Gemeinsam kreieren wir einen Workflow, der die Arbeit künftig noch einfacher macht, zur Effizienz beiträgt und Kosten minimiert.

Mit uns auf ins nächste Level

Geht nicht – gibts nicht. Wir finden die passenden Lösungen, um Dein Business-Process-Management auf das nächste Level zu bringen. Unsere Kunden profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung in der Begleitung zur digitalen Transformation.

lass automatisieren: Wertschöpfung durch Prozess­automatisierung

Das alles klingt interessant für Dich und geht Dir nicht mehr aus dem Kopf? Dann lass uns die Geschäftsprozess­automatisierung gemeinsam angehen! Wir freuen uns auf Deine Benachrichtigung.

Egal auf welcher Plattform Du Dich bewegst oder wie komplex Deine Geschäftsprozesse sind – wir beraten Dich bei der Umsetzung für Dein Unternehmen und übernehmen ebenfalls die Arbeiten. Selbstverständlich unterbreiten wir Dir gerne ein individuelles Angebot, sodass Du vorab ein Gefühl für die Kosten erhältst. Die Kosten einer Umsetzung hängen stark von dem jeweiligen Prozess ab, gleichermaßen von der Anzahl zu optimierender Prozesse.