Digitalisierung ist kein Trend mehr. Sie ist Alltag. Oder besser: Sie sollte Alltag sein. Denn während anderswo längst automatisiert wird, was das Zeug hält, werden in deutschen Unternehmen oft noch Excel-Listen gepflegt, Faxe versendet und Formulare handschriftlich ausgefüllt.
Der Schlüssel, um endlich Fahrt aufzunehmen, heißt Prozessautomatisierung. Klingt technisch? Ist es auch – aber keine Raketenwissenschaft. Es geht schlicht darum, alltägliche, wiederkehrende Abläufe im Unternehmen nicht mehr von Menschen erledigen zu lassen, sondern von Software oder durch künstliche Intelligenz.
In diesem Artikel zeigen wir dir, was Prozessautomatisierung wirklich bedeutet, warum deutsche Unternehmen so zögerlich sind, was du ganz konkret davon hast – und vor allem: wie du mit deinem Unternehmen den Einstieg schaffst und deine Geschäftsprozesse optimierst, ohne gleich ein riesiges Digitalprojekt zu starten.
Digitalisierung beinhaltet den Prozess der Umwandlung analoger Informationen, Prozesse oder Geschäftsmodelle in digitale Formate, mit dem Ziel, sie mithilfe moderner Technologien effizienter, schneller und skalierbarer zu gestalten. Sie ist ein zentraler Bestandteil des digitalen Wandels und betrifft nahezu alle gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Bereiche.
Aus technischer Sicht umfasst Digitalisierung die Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Übertragung von Informationen in binärer (digitaler) Form. Praktisch bedeutet das etwa die Transformation von Dokumenten aus Papier in digitale Datenbanken, die Automatisierung von Geschäftsprozessen oder den Einsatz cloudbasierter Anwendungen im Arbeitsalltag.
Konkret heißt das zum Beispiel:
Im Unternehmensumfeld ist Digitalisierung nicht nur eine technische Umstellung, sondern ein strategischer Transformationsprozess. Sie ermöglicht:
Es geht bei der Digitalisierung nicht nur darum, Papier durch Computer zu ersetzen. Digitalisierung verändert Arbeits- und Denkweisen, Geschäftsmodelle und ganze Branchen. Sie betrifft alles – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum internationalen Konzern. So kann Digitalisierung in Unternehmen eingesetzt werden:
Digitalisierung ist der Schlüssel für die zukunftsfähige Ausrichtung von Unternehmen, Verwaltung und Gesellschaft. Sie dient nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern ist auch die Basis für tiefgreifende Innovationen, neue Geschäftsmodelle und kundenorientierte Lösungen im digitalen Zeitalter.
Vereinfacht formuliert ist Prozessautomatisierung, wenn du nicht mehr alle Aufgaben selbst machen musst. Bei Prozessautomatisierung handelt es sich der Definition nach um den Einsatz von Technologien, um wiederkehrende Abläufe – z. B. Rechnungsfreigaben, Urlaubsanträge, Datenübertragungen oder Kundenanfragen – automatisch ablaufen zu lassen. Das bedeutet weniger manuelle Eingriffe, weniger Fehler, mehr Geschwindigkeit und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Stell dir vor, neue Kundenanfragen landen automatisch im CRM, werden kategorisiert und beantwortet, ohne dass jemand fünf E-Mails weiterleiten oder ein Formular ausfüllen muss. Oder Rechnungen, die nicht mehr manuell abgetippt und geprüft werden müssen, sondern direkt erkannt, geprüft und im System verbucht werden. Klingt nach Zukunft? Ist längst Realität.
Wir bringen dein Business mit modernen Technologien für Prozessautomatisierung ins digitale Zeitalter.
Wenn man auf die Prozessautomatisierung in deutschen Unternehmen schaut, darf man ruhig mal anerkennen: Deutschland steht schon ganz gut da – aber wir sind noch lange nicht am Ziel. Wir sind nicht der lahme Otto, aber auch nicht der wilde Vorreiter, sondern sozusagen der solide Mittelklasse-Sportwagen, der mit Power unter der Haube auf den perfekten Moment wartet, um durchzustarten. Lass uns einen Blick auf die Zahlen werfen.
Mit rund 429 Industrierobotern pro 10.000 Beschäftigten im produzierenden Gewerbe spielt Deutschland international in der Champions League – nur knapp hinter China auf Platz 4. Unsere Maschinen sind also schon ziemlich fit. Und das Schöne: Die meisten Deutschen (rund 77%) sind richtig happy mit den Robotic Process Automation (RPA).
Roboter helfen nicht nur dabei, den berüchtigten Fachkräftemangel zu lindern, sondern auch lästige, schwere und eintönige Aufgaben zu übernehmen. Wer will schon den ganzen Tag das Gleiche machen, wenn es auch ein Roboter erledigen kann?
Prozessautomatisierung ist kein Zukunftstraum mehr, sondern Realität – mit ordentlich Impact:
Studien zeigen, dass Unternehmen bis zu 60% ihrer Betriebskosten sparen können, wenn sie klug automatisieren (McKinsey). Vor allem in Bereichen wie Buchhaltung, Kundenservice oder Bestellwesen zahlen sich die digitalen Helfer richtig aus.
Und die Zeitersparnis? Satte 75% der Zeit, die früher für manuelle Tätigkeiten draufging, können automatisiert werden (Haufe). Das heißt: Mehr Raum für kreative, anspruchsvolle Aufgaben für die Mitarbeitenden.
Was ist IPA? Kurz gesagt: Wenn klassische Prozessautomatisierung auf künstliche Intelligenz trifft, entsteht ein System, das nicht nur Befehle ausführt, sondern mitdenkt, lernt und optimiert.
Ob bei der automatisierten Rechnungsprüfung, der intelligenten Sortierung von E-Mails und Daten oder dem Kundenservice via Chatbot – KI-gestützte Workflows nehmen immer mehr Platz ein.
Diese Entwicklung passiert nicht nur bei Tech-Riesen oder Konzernen mit Millionenbudget, sondern zunehmend auch im Mittelstand – überall da, wo smarte Arbeitsabläufe und Effizienzgewinne gebraucht werden.
Wer glaubt, künstliche Intelligenz sei noch Spielwiese für Tech-Nerds oder Zukunftsmusik für die große Bühne – der hat den Gong verpasst. Fast drei Viertel aller Unternehmen in Deutschland setzen KI bereits aktiv zur Prozessautomatisierung ein.
Das zeigt die aktuelle IDG-Studie „Intelligent Process Automation & Process Orchestration 2024“ von CIO, CSO und COMPUTERWOCHE – gemeinsam mit Lufthansa Industry Solutions. Und sie macht klar: Deutschland geht den nächsten Schritt – vom Automatisieren zum Orchestrieren, vom stumpfen Abarbeiten auf smarte Geschäftsprozesse.
Strukturell ist das Ganze kein Selbstläufer. Die starke Abhängigkeit von Branchen wie der Automobilindustrie macht den Fortschritt anfällig für konjunkturelle Schwankungen. Außerdem ist der Mittelstand noch nicht flächendeckend digital unterwegs.
Und nicht alle Branchen sind gleich technikaffin und setzen direkt auf Prozessautomatisierung. Das heißt: Große Unternehmen machen oft vor, was möglich ist, der Rest der Wirtschaft zieht bei den Technologien nach – aber eben mit Verzögerung.
„Digitalisierung heißt nicht, alles neu zu machen – sondern das Beste smarter zu machen. Wer Prozesse clever automatisiert, spart Zeit, Nerven und ist einfach schneller am Ziel.“
Okay, mal ehrlich: Warum solltest du Zeit, Geld und Energie in Prozessautomatisierung stecken? Ganz einfach: Weil du damit jede Menge Vorteile davon hast.
Besonders in klassischen Büro-Brennpunkten wie Buchhaltung, Kundenservice oder dem Bestellwesen zahlt sich Automatisierung richtig aus.
Geschäftsprozesse, die durch den Einsatz von Technologien automatisiert laufen, sind schneller, zuverlässiger und rund um die Uhr aktiv. Keine Wartezeiten, keine Übergaben, keine Mails mehr. Das spart Ressourcen – und Nerven.
Automatisierung ist dein persönlicher Zeitsparer. Die freigewordene Zeit? Wird nicht verschwendet, sondern in strategische und kreative Aufgaben oder Organisation gesteckt.
Menschen machen in der Arbeitswelt Fehler – besonders bei Routinearbeiten und -aufgaben. Systeme für das Prozessmanagement sind dagegen präzise, logisch und vergessen keine Informationen und Daten. Einmal richtig eingerichtet, laufen automatisierte Prozesse stabil und konsistent.
Du willst wachsen? Neue Kunden, mehr Aufträge, höhere Stückzahlen? Automatisierte Prozesse wachsen mit dir – ohne, dass du jedes Mal neue Mitarbeiter für ein Projekt einstellen oder umstrukturieren musst. Der Einsatz von Technologien macht hohe Skalierbarkeit möglich.
Die Vorteile: Wenn dein Team nicht mehr den ganzen Tag mit Formularen, E-Mails und Tabellen jonglieren muss, bleibt mehr Zeit für kreative, beratende oder strategische Aufgaben und Organisation. Kurz: Arbeiten, die Sinn stiften.
Kürzere Reaktionszeiten, effizientere Arbeitsabläufe, weniger Fehler, schnellere Bearbeitung, Verarbeitung und Vernetzung – all das kommt auch beim Kunden an. Und der merkt: Hier läuft was.
Die digitale Transformation läuft längst – und wer sie ignoriert, spielt bald nicht mehr mit. Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren, profitieren messbar und spürbar.
Digitalisierung klingt nach Aufbruch, Automatisierung nach Fortschritt, und Prozessautomatisierung nach Effizienz pur. Aber: Deutsche Unternehmen stehen dabei nicht nur technisch, sondern auch strukturell und kulturell vor einigen echten Baustellen.
Zugegeben, Datenschutz ist wichtig. Sehr wichtig. Die strengen rechtlichen Vorgaben sind mittlerweile als echtes Bremsmanöver. Die Angst vor DSGVO-Verstößen, Formularfluten und Grauzonen in der Digitalpolitik und im Gesetzestext führt dazu, dass viele lieber den Fuß vom Digitalisierungspedal nehmen.
Prozesse digitalisieren sich nicht von allein – irgendwer muss ja die Tools auswählen, integrieren, warten und weiterentwickeln. Aber genau da hakt es häufig:
IT-Fachkräfte sind knapp, digitale Kompetenzen in der Belegschaft ebenfalls. Besonders im Mittelstand gibt es oft viele Ideen, aber zu wenige Leute für die Durchführung. Und ohne Leute kein Fortschritt.
Viele Unternehmen haben nicht das Budget oder die Ressourcen, um „mal eben“ großflächig zu digitalisieren. Und wenn dann noch der Chef sagt: „Prozessautomatisierung machen wir im nächsten Quartal“, wird aus Vision schnell Stillstand.
Digitalisierung braucht Fokus – nicht nur Tools, sondern auch Zeitfenster und Entscheider, die den Prozess mittragen.
Historisch gewachsene Prozesse, verzahnte Systeme, zehn Excel-Dateien und ein Legacy-ERP aus den 90ern – willkommen im Alltag vieler Unternehmen.
Die Umstellung ist komplex, oft technisch und auch im Hinblick auf die Organisation herausfordernd. Vor allem der Mittelstand scheut sich vor dieser Mammutaufgabe. Und mal ehrlich: Wer will schon den Maschinenraum neu bauen, während das Schiff volle Fahrt fährt?
Noch so ein Showstopper: interne Bürokratie. Lange Entscheidungswege, starre Hierarchien und Silodenken machen Prozessautomatisierung nicht gerade leicht.
Wer auf jeden Beschluss drei Unterschriften braucht, wartet ewig – und verpasst Chancen.
Die technische Basis für Prozessautomatisierung? In vielen Firmen „ausbaufähig“. Alte Systeme, fehlende Schnittstellen, langsames Internet, keine Cloud-Anbindung – da wird Digitalisierung zur digitalen Geduldsprobe. Und wenn dann noch die Glasfaser nur bis zum Nachbardorf reicht, ist die Automatisierung schnell vom Tisch.
Veränderung ist unbequem – und genau das wird in vielen Unternehmen zur echten Kulturfrage.
Führungskräfte und Mitarbeitende befürchten Kontrollverlust, Überforderung oder sogar Jobverlust durch den Einsatz von neuen Technologien für Prozessautomatisierung. Innovation wird zur Bedrohung, nicht zur Chance. Was fehlt: Offenheit, Vertrauen und der Mut, Neues wirklich zuzulassen.
Klarer Kurs? Fehlanzeige. Viele Unternehmen haben keine durchdachte Digitalstrategie, kein Zielbild, keinen konkreten Plan. Stattdessen: Einzelmaßnahmen ohne Gesamtkompass.
So verpuffen Ressourcen – und das Potenzial bleibt auf der Strecke.
Diese Hindernisse wirken oft in Kombination. Datenschutz hemmt, Fachkräftemangel lähmt, Infrastruktur fehlt, Kultur blockiert – und das alles zusammen macht aus dem digitalen Sprint einen zähen Dauerlauf. Besonders Datenschutzanforderungen und der Fachkräftemangel sind die zwei dicksten Bremsklötze. Wenn wir die nicht lösen, bleiben viele digitale Projekte stecken – noch bevor sie Fahrt aufnehmen.
Wir haben dir hier 5 Tipps für den Einstieg in die Prozessautomatisierung aus unserer eigenen Erfahrung zusammengestellt. Du musst nicht alles auf einmal automatisieren. Im Gegenteil: Wer alles gleichzeitig umkrempeln will, scheitert meistens am eigenen Perfektionismus. Besser: Fang klein an. Teste. Lerne. Wachse.
Welche Aufgaben kosten täglich Zeit und machen keinen Spaß? Genau da lohnt es sich anzusetzen.
Beispiel: Rechnungsverarbeitung, Onboarding neuer Mitarbeiter, Standardantworten im Kundenservice. Je konkreter, desto besser.
Nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen. Aber viele Tools lassen sich einfach testen. Tipp: Starte mit einer kostenlosen Version und schau, was du damit erreichen kannst.
Automatisierung ist kein Jobkiller, sondern ein Werkzeug zur Entlastung. Das muss allen klar sein – sonst kommt Widerstand auf.
Ein automatisierter Prozess ist kein Endpunkt. Du kannst ihn weiterentwickeln, optimieren – und dann den nächsten Prozess angehen.
Prozessautomatisierung ist kein Luxusprojekt für Konzerne mit fetten Budgets. Es ist ein Überlebensfaktor für alle, die im Wettbewerb bestehen wollen. Deutschland ist im Bereich Prozessautomatisierung zwar einer der globalen Top-Player, doch das volle Potenzial wird noch lange nicht ausgeschöpft.
Besonders in der Industrie läuft vieles schon rund, doch der große Sprung in alle Bereiche der Wirtschaft steht noch bevor. Wer also denkt, Deutschland würde auf der Automatisierungsbremse stehen – falsch gedacht! Wir sind eher der Fahrer, der gerade noch den richtigen Gang sucht, um richtig Gas zu geben
Die gute Nachricht: Du musst kein Experte sein, um loszulegen. Du brauchst den Willen, Dinge anders zu machen – und vielleicht ein bisschen Mut, Neues auszuprobieren. Denn ganz ehrlich: Wollen wir wirklich noch fünf Jahre lang Rechnungen per Hand prüfen, E-Mails sortieren und Formulare ausdrucken? Oder wollen wir endlich mehr Zeit für Strategie, Innovation und echtes Wachstum?
Ob du durch Prozessautomatisierung Geld sparen, Fehler vermeiden oder dein Team motivieren willst – Automatisierung bringt’s. Und das nicht irgendwann, sondern jetzt. Die Tools sind da, die Zahlen sind klar, und der ROI lässt nicht lange auf sich warten.
Der Definition nach bedeutet Digitalisierung, analoge Inhalte, Abläufe oder Informationen in eine digitale Form zu überführen, sodass sie von Computern gespeichert, verarbeitet oder automatisch weiterverarbeitet werden können. Einfach gesagt: Papier wird zu Datei, manuelle Arbeit wird zur Software-Funktion, und Menschen werden bei Routinetätigkeiten durch Technologie unterstützt.
Im Alltag zeigt sich Digitalisierung in vielen Bereichen:
Beispielsweise, wenn wir:
- per Smartphone online einkaufen,
- mit Online-Banking unsere Finanzen regeln,
- digitale Fahrkarten statt Papiertickets nutzen,
- oder im Homeoffice mit Videokonferenzen arbeiten.
Digitalisierung verändert damit nicht nur Technologien, sondern auch Verhaltensweisen, Kommunikation und Arbeitsprozesse im täglichen Leben.
Die Prozessautomatisierung lässt sich in mehrere Kategorien unterteilen:
1. Robotic Process Automation (RPA):
Software-Roboter übernehmen regelbasierte, wiederholbare Aufgaben (z. B. Rechnungsverarbeitung, Dateneingabe).
2. IT-Automatisierung:
Systeme, Netzwerke und IT-Dienste werden automatisch verwaltet (z. B. Updates, Backups, Monitoring).
3. BPA (Business Process Automation):
Geschäftsprozesse werden durch Business Process Automation unternehmensweit digitalisiert, strukturiert und automatisiert.
4. Hyperautomation:
Kombination aus RPA, Künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen und Prozessmanagement zur vollständigen, intelligenten Automatisierung.
5. Workflow-Automatisierung:
Automatisierung einzelner Arbeitsschritte mithilfe visueller Tools (z. B. über No-Code/Low-Code-Plattformen).
Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, effizienter, flexibler und wettbewerbsfähiger zu werden. Der Einsatz von Technologien reduziert manuelle Arbeit, beschleunigt Prozesse, senkt Kosten und ermöglicht neue Geschäftsmodelle. Besonders durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten können Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Aufgaben und wichtige Geschäftsprozesse konzentrieren.
- Zeiteinsparung: Schneller Ablauf wiederkehrender Aufgaben
- Fehlerreduktion: Minimierung menschlicher Eingabefehler
- Kostenersparnis: Weniger Aufwand = weniger Ressourcenbedarf
- Skalierbarkeit: Prozesse funktionieren auch bei hohem Aufkommen zuverlässig
- Mitarbeiterentlastung: Fokus auf kreative oder beratende Aufgaben
- Rechnungsverarbeitung und Freigabe
- Urlaubsantragsverwaltung
- Kundenanfragen automatisch beantworten (z. B. Chatbots)
- Datenübertragung zwischen Systemen (z. B. CRM & ERP)
- Terminvereinbarung via Online-Kalender
- Versand automatisierter E-Mail-Kampagnen
- Digitalisierung ist der erste Schritt: analoge Prozesse oder Daten werden in digitale Form gebracht (z. B. Papierakte → PDF).
- Automatisierung folgt darauf: digitale Prozesse laufen dann automatisch ab, ohne manuelles Eingreifen (z. B. automatische Rechnungsprüfung).
Beides ergänzt sich – aber meint nicht dasselbe.
- Ein klares Ziel: Welcher Prozess soll verbessert werden?
- Eine digitale Basis: Der Prozess sollte digital erfassbar und abbildbar sein
- Ein Tool oder System: z. B. RPA-Software, No-Code-Plattform, Workflow-Tool
- Schulung & Akzeptanz im Team: Denn Technik allein reicht nicht – die Menschen müssen mitziehen
Nicht zwangsläufig. Viele Tools bieten modulare Einstiegsmöglichkeiten oder kostenlose Testphasen. Besonders durch die eingesparte Arbeitszeit und gesteigerte Effizienz rechnet sich die Investition häufig schon nach kurzer Zeit.
- Datenschutz und IT-Sicherheit: Digitale Daten müssen geschützt sein (DSGVO, IT-Security)
- Abhängigkeit von Technologien: Systeme müssen zuverlässig funktionieren
- Überforderung durch Komplexität: Digitalisierung braucht Planung und Schulung
- Widerstand im Team: Akzeptanz entsteht durch Einbindung und Kommunikation
Die Begriffe Digitalisierung, digitale Transformation und Automatisierung werden häufig im gleichen Zusammenhang verwendet, beschreiben jedoch unterschiedliche Konzepte und Tiefen der Veränderung:
Begriff
Definition
Ziel & Fokus
Beispiele
Digitalisierung
Umwandlung von analogen Informationen, Dokumenten oder Prozessen in digitale Formate durch den Einsatz digitaler Technologien.
Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung, Datenverfügbarkeit. Oft der erste Schritt, um Abläufe auf IT-Basis nutzbar zu machen.
Papier-Rechnung → PDF, Scannen von Dokumenten, Einführung digitaler Archive.
Automatisierung
Teilaspekt der Digitalisierung: Die automatische Ausführung wiederkehrender Aufgaben oder Prozesse per Software oder Maschinen.
Zeit- und Kostenersparnis bei standardisierten Abläufen, Fehlerreduzierung.
Automatisches Versenden von Rechnungen, Robotik in der Produktion, Workflows in CRM-Systemen.
Digitale Transformation
Umfassender, strategischer und kultureller Veränderungsprozess, bei dem neue Technologien genutzt werden, um innovative Geschäftsmodelle, Produkte und Organisationsstrukturen zu entwickeln.
Wettbewerbsfähigkeit, Schaffung neuer Werte, ganzheitliche Anpassung von Unternehmen oder Gesellschaften an digitale Möglichkeiten und Anforderungen.
Entwicklung digitaler Abo-Modelle, Smart Services, Umstellung auf agile Arbeitsweise, komplett neue digitale Plattformen.
Wesentliche Unterschiede:
- Digitalisierung bedeutet die Überführung von Bestehendem ins Digitale und ermöglicht (unter anderem) die Automatisierung von Prozessen.
- Automatisierung ist meist das Ergebnis oder Teilaspekt der Digitalisierung, denn digitale Workflows sind Voraussetzung für automatisierte Abläufe.
- Digitale Transformation ist der nächste Entwicklungsschritt: Sie nutzt Digitalisierung und Automatisierung als Basis, geht aber über reine Prozessoptimierung hinaus. Hier geht es um einen ganzheitlichen Wandel, der neue Denkweisen, Organisationsstrukturen und Angebote hervorbringt – es werden nicht nur bestehende Prozesse digitalisiert, sondern häufig völlig neue geschaffen.
Digitalisierung und Automatisierung sind notwendige Bausteine für die digitale Transformation, aber nicht mit ihr gleichzusetzen. Die Transformation erfordert zusätzlich einen grundlegenden Kultur- und Strukturwandel innerhalb von Unternehmen oder Gesellschaften.
Carsten Jutzi war schon SEO-Experte, da war das Internet noch für uns alle Neuland. Als Algorithmus-Flüsterer weiß er genau, was Google & Co wollen, legt die strategischen Koordinaten für die Reise in die Top-Rankings fest und schickt jedes Online-Business zu den Sternen.